Support Coordinator/COORDONNATEUR/COORDONNATRICE DE SOUTIEN (PROGRAMME D’ÉCHANGE JEUNESSE)

Position vacancy Closing date: January 14, 2023
Employment TypeSeasonal
Job ID2298
Pay$19.32
EffectiveJanuary 2023/Janvier 2023
HoursPart Time from January - June, Full Time from June – August, 2023/temps partiel de janvier à juin, temps plein de juin à août
Location / RegionVarious Positions across Canada/plusieurs communautés à travers le Canada
Application DeadlineJanuary 14, 2023

Why Work for the Y?

The YMCA of Greater Toronto aspires to be a great work place committed to diversity, equity, and inclusion, where different backgrounds, experiences, and identities are appreciated and celebrated. Guided by our shared values — kindness, well-being, integrity, inclusiveness, respect, and optimism — the YMCA provides thousands of employees with meaningful jobs and the opportunity to make a difference in the lives of individuals and the health of our communities. We recognize the contributions of our staff through innovative practices, great benefits, and growth opportunities.

Nature and scope

The YMCA Summer Work Student Exchange is a national exchange program coordinated by the YMCA and funded by the Department of Canadian Heritage. For six weeks over the summer, the exchange takes 16- and 17-year-old youth (from Canada) to another province where they stay with a local host, hold a paid job, and practice their second official language. The youth also participate in weekly program activities organized by the Local Coordinator in their new community.

Support Coordinators provide leadership and support to a team of Local Coordinators. First, they will assist the Regional Coordinator with hiring the Local Coordinators, while also widely promoting the program to youth and community organizations. They will also support Local Coordinators with the recruitment, selection, and pre-departure preparation of the outbound youth participants, while also securing host and job placements locally.  Once the exchange starts, they will support the inbound youth participants’ experience by helping them navigate change and address conflicts as they arise, and they will support the Local Coordinators in delivering a full program of activities.

Support Coordinators must be full-time post-secondary students. Successful candidates will have had previous experience working with youth and/or experiential education programs, possess strong communication, customer service and organizational skills, and be highly reliable individuals. They will have insight into Canada’s diversity and value an active approach to social inclusion.

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Le programme Emplois d’été Échanges d’étudiants du YMCA est un programme d’échanges national coordonné par le YMCA et financé par le ministère du Patrimoine canadien. Pendant six semaines de l’été, des jeunes (canadiens) de 16 et 17 ans séjournent dans une autre province, chez une famille d’accueil, exercent un emploi rémunéré et pratiquent leur deuxième langue officielle dans le cadre de ce programme d’échanges. Ces jeunes participent également à un programme d’activités hebdomadaires organisées par le coordonnateur local ou la coordonnatrice locale de leur nouvelle communauté.

Les coordonnateurs de soutien offrent du leadership et du soutien à une équipe de coordonnateurs locaux. Premièrement, ils assisteront le coordonnateur régional pour embaucher les coordonnateurs locaux, tout en promouvant largement le programme auprès des organisations de jeunes et des organisations communautaires. Ils soutiennent ensuite les coordonnateurs locaux dans le recrutement, la sélection et les préparatifs de départ des jeunes participants, tout en recrutant des familles d’accueil et en obtenant des emplois d’été au niveau local. Enfin, dès le début de l’échange, ils facilitent l’expérience des jeunes participants pendant leur séjour en les aidant à s’adapter au changement et en résolvant les conflits dès qu’ils surviennent. De plus, ils assistent les coordonnateurs locaux dans leur gestion d’un programme d’activités complet.

Les coordonnateurs de soutien seront des étudiants postsecondaires à temps plein. Les candidats retenus auront l’expérience du travail avec des jeunes et/ou de programmes d’éducation expérimentale, posséderont de solides compétences en communication, service clients, et en organisation et seront extrêmement fiables. Ils comprendront la diversité du Canada et valoriseront une approche active de l’inclusion sociale.

Responsibilities

• Assist the Regional Coordinator with the hiring process for Local Coordinators and regional training sessions; provides ongoing leadership, often remotely, to a small team of Local Coordinators
• Promote the program in communities, and support the selection of youth participant and host families, recruitment of employment partners, planning and delivery of program activities, budgeting of funds, and management of conflicts
• Maintain regular communication with and acts as a bridge between the Regional Coordinator and the Local Coordinators on their team; monitors compliance with regional/national program directives
• Build positive relationships with youth exchange participants, host families, employers, and other local community partners; visits program sites and various stakeholders during the exchange
• Respond to emergencies as they arise. As such, must be accessible to the Regional Coordinator and to the Local Coordinators at all times during the exchange, except for designated days off
• Support participants’ travel between provinces, by either: travelling with participants to their host or home communities, at the start and end of the program; or providing logistical support at departure points (train station, airport)
• Write a comprehensive report at the end of the summer summarizing the program’s results
• Fulfills administrative duties (e.g. documentation, expense claims) in a timely and efficient manner
• May be required to assume the role of Local Coordinator in situations that warrant it, as assessed by the Regional Coordinator
• Demonstrates appropriate behaviours in line with our Mission, Vision and Values as reflected in our YMCA competencies; takes a member focused approach to increase their understanding of programs offered across the Association. Represents the YMCA and the Association in a professional manner
• Understands the legal responsibilities and moral imperative to report suspected child abuse to Child Protection Services
• Understands the importance of the volunteer-staff partnership and integrates the value of philanthropy and volunteerism in dealings with staff, volunteers and members
• Other duties as assigned

Mandatory Training:

Three mandatory training sessions will take place.  The first will occur in early January.  The second session will take place in early March and the third in late April/early May. The Regional Coordinator will confirm exact dates at the time of hiring.    

Trainings are held in-person and may require travel within Canada for two to four days.   All costs related to travel and training are paid for by the YMCA.

Location, Period of Employment, and Salary:

Positions are available throughout Canada.  Support Coordinators must live within their assigned region. Support Coordinators will work 15 hours/week from January 9 to April 30, increasing to 24 hours/week from May 1 to June 12, and then 37.5 hours/week (full-time) until August 18.  The starting salary is $19.32 per hour.

Eligibility:                                                                                                                                             

• Currently enrolled full-time in a post-secondary program
• Available days, evenings, and weekends – must be willing to make the Support Coordinator position your primary professional commitment during the period of full-time employment
• Have internet access for the duration of employment
• Have valid driver’s licence and access to an insured vehicle; willing to provide a driver’s abstract
• Have valid Emergency First Aid/CPR certification before the start of the exchange
• Able to attend and support 3 mandatory paid trainings in January, March and April/May
• Willingness to travel within Canada

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Assister le coordonnateur régional dans le processus d’embauche des coordonnateurs locaux et pour les séances de formation régionales, offrir un leadership continu, souvent à distance, à une petite équipe de coordonnateurs locaux.

Promouvoir le programme dans les communautés et appuyer la sélection des jeunes participants et des familles d’accueil, le recrutement des partenaires d’emploi, la planification et la mise en œuvre des activités du programme, la budgétisation des fonds et la gestion des conflits.

Assurer la communication régulière avec le coordonnateur régional et la liaison entre ce dernier et les coordonnateurs locaux de son équipe; surveiller le respect des directives régionales/nationales du programme.

Nouer des relations positives avec les jeunes du programme d’échanges, les familles d’accueil, les employeurs et les autres partenaires communautaires locaux; rendre visite aux lieux du programme et à divers intervenants pendant l’échange.

Réagir aux situations d’urgence dès qu’elles se produisent. Il doit donc être accessible à tout moment par le coordonnateur régional et par les coordonnateurs locaux pendant l’échange, sauf pendant leurs jours de congé.

Faciliter le voyage des participants entre les provinces, soit en les accompagnant à leurs communautés d’accueil ou de résidence, au début ou à la fin du programme, soit en assurant le soutien logistique aux points de départ (gare, aéroport).

Rédiger un rapport complet à la fin de l’été résumant les résultats du programme.

Accomplir des tâches administratives (p.ex. documentation, demandes de remboursement) de façon opportune et efficace.

Assumer, au besoin, le rôle du coordonnateur local lorsque les situations le justifient, à la demande du coordonnateur régional.

Démontrer un comportement approprié auprès du personnel conformément à la mission, à la vision et aux valeurs du YMCA. Établir et conserver des liens professionnels efficaces avec le personnel et les membres. Représenter le YMCA et l’Association d’une manière professionnelle.

Comprendre les obligations légales et l’impératif moral quant au signalement de mauvais traitements à un service de protection de la jeunesse.

Comprendre et intégrer la valeur de la philanthropie et du bénévolat, et transmettre cette connaissance et cette croyance au personnel, aux bénévoles et aux membres.

Effectuer toutes autres tâches connexes qui lui sont confiées.

Formations obligatoires

Il y aura 3 formations obligatoires pour les coordonnateurs de soutien. La première aura lieu début janvier. La deuxième aura lieu début mars et la troisième fin avril/début mai. Les dates seront confirmées par le coordonnateur régional au moment de l’embauche.

Les formations ont lieu en personne et peuvent nécessiter des déplacements au Canada pendant deux à quatre jours. Tous les frais de déplacement et de formation sont payés par le YMCA.

Emplacement, période d’emploi et salaire

Des postes sont disponibles dans l’ensemble du Canada. Les coordonnateurs de soutien doivent habiter dans la région où ils sont affectés. Les coordonnateurs de soutien travailleront 15 heures par semaine du 9 janvier au 30 avril, 24 heures par semaine du 1^er mai à la 12 juin, et 37,5 heures par semaine (temps plein) à la 18 août. Le salaire de base est de 19,32 $ l’heure.

Admissibilité

• Présentement inscrit à un programme d’études postsecondaires à temps plein.
• Disponible le jour, le soir et la fin de semaine et être prêt à faire du poste de coordonnateur de soutien son engagement professionnel principal pendant la période d’emploi à temps plein.
• Avoir un accès Internet durant toute la durée du contrat.
• Avoir un permis de conduire valide et accès à un véhicule assuré; fournir un dossier de conduite.
• Avoir un certificat en premiers soins d’urgence/RCR avant le début de l’échange.
• Apte à participer à 3 formations rémunérées en janvier, mars et avril/mai.
• Volonté de voyager à l'intérieur du Canada

Qualifications

• One year of experience with the program as a Local Coordinator, or other relevant experience such as working with youth, doing community engagement, leading experiential learning programs, etc.
• Strong leadership and ability to motivate/organize a team
• Well-developed interpersonal and relationship-building skills
• Excellent problem-solving and conflict resolution skills
• Excellent written and oral communication skills
• Ability to work independently, outside of an office setting
• Ability to manage a budget and perform administrative tasks
• Commitment to working in a socially inclusive environment responding with sensitivity and personal awareness to the diverse needs of members including visible and non-visible dimensions of diversity
• The position requires the following Core Association Competencies. Advanced competence in: Effective Interpersonal Communications; Ethics and Self-management; Being Member Focused; Being Results Focused; Teamwork and Collaboration; Valuing Diversity and Social Inclusion Fundamental competence in: Relationship Building and Partnering

  Assets:

• Preference will be given to candidates able to communicate in French and English
• Prior participation in, or experience with, an exchange program
• Prior training in mental health support and suicide intervention (e.g. MHFA, ASIST, etc.)
• Facilitation skills related to leading experiential education activities
• Knowledge and ability to integrate anti-racist, anti-oppressive, 2SLGBTQ-positive, critical disability, harm reduction, and strengths-based principles into practice 

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• Une année d’expérience au sein du programme au poste de coordonnateur local ou de l’expérience pertinente, comme travailler avec des jeunes, mobiliser la communauté, diriger des programmes d’apprentissage expérimental, etc.
• Solide leadership et grande capacité de motiver/organiser une équipe
• Compétences fiables en communication interpersonnelle et en création de relations;
• Excellentes compétences en résolution de problème et de conflit;
• Excellente aptitude à la communication écrite et orale;
• Capacité de travailler en autonomie, à l’extérieur d’un bureau et sans supervision immédiate;
• Capacité de gérer un budget et d’exécuter des tâches administratives;

  Atouts

• La préférence sera accordée aux candidats qui peuvent communiquer en anglais et en français.
• Participation antérieure à une expérience d’un programme d’échanges;
• Formation en soutien en santé mentale et en prévention du suicide (p. ex. PPSM, ASIST, etc.);
• Compétences en animation liées à la direction d’activités d’éducation expérimentale;
• Connaissance et capacité de mettre en pratique les principes antiracistes, anti-oppression, positifs à l’égard des membres des communautés LGBT2SQ, ainsi que les principes de la critique de la situation subie par les personnes handicapées, de la réduction des préjudices et de l’approche axée sur les points forts.
• Engagement à travailler dans un environnement d’inclusion sociale et à répondre de manière sensible aux différents besoins des membres selon les dimensions visibles et invisibles de la diversité;
• Ce poste requiert les compétences suivantes. Compétence avancée en : entregent et communication interpersonnelle; éthique et gestion de soi; accent sur les membres; accent sur les résultats; travail d’équipe et collaboration; valorisation de la diversité et de l’inclusion sociale. Compétence fondamentale en : création de liens et de partenariats.

How to apply

For more information and to apply, please visit:

https://swse.ymcagta.org/

Applications deadline: January 14, 2023

Job posting: 2298

 

Job offers are contingent upon the successful completion of a Police Records Check. Within the first four months and every three years thereafter, a Vulnerable Police Records Check is required.

If you are hired, prior to your start date and as a condition of your employment, you will be required to provide proof that you are fully vaccinated against COVID-19 or have a valid medical or other Human Rights Code-related exemption.

About YMCA of Greater Toronto

The YMCA of Greater Toronto is a charity that ignites the potential in people, helping them grow, lead, and give back to their communities. As outlined in our 2020–2025 strategic plan, Ignite the Light, we are focused on boosting well-being and promoting equity across the Greater Toronto Area (GTA). In the future we see for our region, everyone will have opportunities to shine their brightest.

Mirroring the diversity we’re privileged to have in the GTA, our YMCA offers a variety of programs responding to the needs of our communities. For 170 years, the YMCA of Greater Toronto has provided opportunities for people to shine through a variety of programs and services including health and fitness, licensed child care, camps, employment and immigrant services, education and training, and services for youth, families, and seniors. When you donate to the YMCA of Greater Toronto, you help ensure more people get access to these vital programs that help them connect, grow, and reach their full potential.

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